El presente documento establece las políticas de tratamiento de datos personales de la sociedad INSTITUTO DE ENFERMEDADES DIGESTIVAS DE COLOMBIA SAS Nit 800.187.260-3 en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y en él se describen los mecanismos por medio de las cuales la SOCIEDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del Habeas Data.
La EMPRESA es una persona jurídica de derecho privado, con ánimo de lucro, domiciliada en Neiva (Huila) NIT No.800.187.260-3 cuyos datos de contactos son los siguientes:
Dirección: CALLE 17 A 6-69
Teléfonos de contacto: 3187081519 - 8631056
Correo electrónico: digeshuila@gmail.com
En las bases de datos de la EMPRESA se almacena información general como nombre completo número y tipo de información, género y datos de contacto (Correo electrónico, dirección física, Números Telefónicos). En adición a estos y dependiendo de la naturaleza de la, base de datos, la EMPRESA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados, contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral. (Fotografía y demás).
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
La información recolectada por la EMPRESA tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, además la EMPRESA guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria y laboral.
La información sobre clientes, proveedores, socios, historias clínicas y empleados actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
La empresa deberá:
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 debe dirigirse a:
EMPRESA: INSTITUTO DE ENFERMEDADES DIGESTIVAS DEL HUILA LTDA
DEPENDENCIA: COORDINACION DE CALIDAD
DIRECCION: CALLE 17 A 6-69
CORREO ELECTRONICO: huilacalidad@gmail.com
TELEFONOS: 8631056 ext 4105
Las consultas, quejas y reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento y deberán contener por lo menos, lo siguiente:
Identificación del titular
Descripción de los hechos que dieron lugar a la consulta, queja y reclamo.
Dirección del titular
Pruebas documentales adicionales que se deseen anexar.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga RECLAMO EN TRAMITE y el motivo de mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
Las políticas de tratamiento de información personal dela EMPRESA estarán vigentes a partir del veintisiete (27) de Julio de 2013. La EMPRESA se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por la EMPRESA se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contrarié una obligación legal de la EMPRESA o una obligación contenida en un contrato entre la EMPRESA y titular.
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 17 de abril de 2013.